Arma tu propio flujo que avisa cuando el inventario está por acabarse

Por Equipo Zadrig Technology · Actualizado el 24 de octubre de 2026

Si llevas el inventario en una hoja de cálculo y te enteras de que un producto se agotó hasta que un cliente lo pide, no es un problema de falta de disciplina: es que nadie está revisando el inventario todo el día. Esta guía te enseña a armar, tú mismo, un flujo con n8n y un poco de inteligencia artificial que revisa tu inventario solo, decide cuándo conviene reordenar y manda el aviso antes de que te quedes sin producto. Al final puedes descargar gratis un checklist en PDF para no saltarte ningún paso al montarlo.

Qué hace este flujo y qué problema resuelve

Este flujo resuelve un problema puntual: que nadie se da cuenta de que un producto está a punto de acabarse hasta que ya se acabó. En vez de que una persona revise el inventario a mano cada mañana, un flujo automático lee tu hoja de inventario (o tu sistema con una API), compara el stock de cada producto contra el punto de reorden que tú definiste y, si algo está bajo, manda un aviso por correo o Slack. Si quieres, ese aviso puede venir redactado por IA, con el producto, la cantidad sugerida y el proveedor ya listos.

Qué necesitas antes de empezar

Antes de abrir n8n, resuelve estas cosas. Si las saltas, el flujo va a funcionar técnicamente pero no va a servir de nada.

• Define el punto de reorden de cada producto: cuánto stock mínimo quieres antes de reordenar
• Ten tu inventario en un solo lugar: una hoja de Google Sheets o el sistema que ya uses con API
• Decide quién recibe la alerta y por dónde: correo, Slack o un grupo interno
• Crea una cuenta en n8n (gratis para empezar) y la cuenta de correo o Slack para las alertas
• Si quieres que la IA redacte el aviso, ten a la mano una llave de API de OpenAI o de otro proveedor

Cómo armar el flujo, paso a paso

Con estos seis pasos tienes el flujo funcionando dentro de n8n, sin necesidad de saber programar más allá de un bloque de código sencillo.

const items = $input.all();
const avisos = [];
for (const item of items) {
  const stock = item.json.stock_actual;
  const punto = item.json.punto_reorden;
  const enCamino = item.json.pedido_en_transito || 0;
  const stockReal = stock + enCamino;
  if (stockReal < punto) {
    avisos.push(item);
  }
}
return avisos;

Cuánto cuesta esto en licencias y en tokens de IA

Montar este flujo tiene dos costos distintos: la licencia de la herramienta de automatización y, si decides usar IA para redactar las alertas, el gasto en tokens. Ninguno de los dos es alto para un negocio chico.

Estos son los precios que publica n8n en su página oficial de planes. La versión autoalojada es gratis como software, pero necesitas pagar tu propio servidor para correrla.

Los errores más comunes al montarlo

La mayoría de los problemas con este flujo no son técnicos, son de diseño: nadie definió bien a quién avisar, de qué, y cuándo dejar de avisar.

• No restar el pedido que ya está en camino antes de comparar contra el punto de reorden
• Dejar el flujo mandando la misma alerta todos los días hasta que alguien actúe
• No avisar a nadie en específico, así que todos asumen que alguien más ya vio el correo
• Usar un punto de reorden fijo para productos con demanda muy distinta entre temporadas
• No probarlo con un producto antes de activarlo en todo el catálogo

Cómo se usa esto en México y Latinoamérica

Este mismo patrón cambia muy poco entre giros: lo que cambia es qué se considera 'bajo' y quién recibe el aviso.

Hasta dónde llegas solo y cuándo conviene un equipo

Tú solo puedes llegar bastante lejos: con el plan gratuito o el más barato de n8n, una hoja de cálculo y un par de tardes, tienes un flujo funcionando para un negocio chico con pocos productos.

Donde se complica es cuando tu inventario vive en un sistema sin una API sencilla, cuando necesitas que el flujo decida la cantidad a reordenar según el histórico de ventas, o cuando una alerta fallida significa perder una venta grande. Ahí conviene que un equipo lo arme, lo pruebe y le dé mantenimiento. Si prefieres que te lo armemos nosotros, incluida la parte de IA que redacta las alertas, puedes escribirnos por WhatsApp a Zadrig Technology y te hacemos una demostración gratis.

Preguntas frecuentes